a beérkezéstől a könyvtári polcig

Az olvasó kiválasztja az őt érdeklő könyvet, kitölti a kérőlapot, majd odaáll a könyvkiadó pulthoz és leadja kérését. Maximum 40 perc elteltével már dolgozhat is a kiválasztott kötet segítségével. Mindez oly természetes, hogy bele sem gondolunk, mennyi mindennek kell történnie ahhoz, hogy egy adott könyvet egyáltalán kézbe vehessünk. Beszélgetés a Kötelespéldány Osztály vezetőjével: Csirmazné Rezi Évával.

- Mi történik a beérkezett kötelespéldányokkal?
- Elindulnak, egy több osztályt is érintő feldolgozási soron „futószalagon”, melynek első állomása a Kötelespéldány Osztály, végső állomása pedig a Raktári Osztály, ahol végleges helyükre kerülnek. A kötelespéldányokat általában a nyomdák küldik be a kormányrendelet előírásának megfelelően (60/1998. (III. 27.) Korm. rendelet a sajtótermékek kötelespéldányainak szolgáltatásáról és hasznosításáról), de a kiadóktól és a szerzőktől is szívesen fogadjuk a kötelespéldányokat. A hatályos jogszabály alapján jelenleg hat darab a kötelespéldányok száma, de ez nem minden dokumentumtípusra érvényes. Vannak olyan kiadványok (kb. 80-féle, többek között dísztáviratok, alkalmi étlapok, földgömbök, kártyanaptárak, CD-ROM-ok, DVD-ROM-ok, hangoskönyvek), amelyekből hármat és van, amiből csupán egyet (DVD-k, blue-ray disc-ek) kell beküldeni. A postai úton, személyesen vagy futár segítségével beérkező kötelespéldányokat, egy kollégánk veszi át, szállítólevél vagy átvételi elismervény kíséretében. A csomagok kibontása után ellenőrzi a szállítólevelet, a beérkezett kiadványok számát és hiánytalanságát. Az átvevő bármilyen eltérést tapasztal, azonnal jelzi a reklamáló kollégáknak. Itt kell megemlítenem, hogy szinte minden második szállítmánnyal kapcsolatban van reklamálni valónk. Vagy nem szerepel a szállítólevélen a kiadvány, vagy szerepel, de nincs a csomagban, esetleg kevesebb példányban, hibásan vagy melléklet nélkül érkezik, és még sorolhatnám… Az ellenőrzést követően munkatársunk dokumentumtípusonként szétválogatjuk a küldeményeket. Külön tesszük a könyveket, időszaki kiadványokat (folyóiratokat, hírlapokat, évkönyveket), térképeket, tankönyveket, kottákat, aprónyomtatványokat stb. Ezek a megfelelő kollégákhoz kerülnek feldolgozásra. A főbb dokumentumtípusok esetében (könyv, időszaki kiadvány) a Kötelespéldány Osztályon történik egy gyors nyilvántartásba vétel, amire azért van szükség, mert a kiadványok pár napon belül elhagyják osztályunkat, a könyvtár katalógusában még nem érhetők el, nekünk viszont azonnal kell tudni információt nyújtani a beérkezett kötelespéldányokról. Az osztályunkon nyilvántartásba nem vett kiadványokról (pl. aprónyomtatványok, plakát, térképek, zenei CD stb.), a lefűzött szállítólevelek alapján tudunk felvilágosítást adni, vagy a megfelelő tárakba (Plakát- és Kisnyomtatványtár, Térképtár, Zeneműtár, Történeti Interjúk Tára) irányítjuk az érdeklődőket.



- A hat példányból hány marad itt a könyvtárban?
- Mindössze kettő példány marad a nemzeti könyvtárban: egyet archiválunk, egyet pedig helyben használatra az olvasók rendelkezésére bocsátunk. A fennmaradó négy példányból egyet a Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár kap, a kiadvány témájától függően, pedig egy példányon osztozik a Pécsi, illetve a Szegedi Tudományegyetem Könyvtára. A két egyetem egyezséget kötött, mely szerint a nekik szánt egy kötelespéldány sor, tudományterületek alapján, elosztásra kerül a két könyvtár között. A fennmaradó két példányból a budapesti szak- és felsőoktatási könyvtárak gyűjtőkör szerint válogathatnak.

- Hogyan zajlik a válogatás?
- Egy hétig gyűjtjük a beérkezett kötelespéldányokat. A válogató joggal rendelkező könyvtárak (kb. 25 könyvtár) minden hét közepén eljönnek, megtekintik a beérkezett dokumentumokat és jelzik felénk igényeiket. Általános probléma, hogy jóval több kötetre volna igény, mint amennyit szét tudunk osztani. Sajnos nem mindenkinek jut a beérkezett kötelespéldányokból. Az a tapasztalatom, hogy a legtöbb könyvtárnak az is nagy segítség, hogy megtekinthetik a „heti könyvtermést”, és a kötelespéldányok alapján eldönthetik, mit rendeljenek meg a kiadóktól, könyvterjesztőktől.

- Mi történik a kötelespéldányok közül azokkal, amelyek az OSZK-nál maradnak?
- A nemzeti könyvtári két példányát a nyilvántartásba vétel után azonnal elindítjuk a feldolgozási soron. Az OSZK példányai nem állnak osztályunkon egy hétig, mint a szak- és felsőoktatási könyvtárak részére félre tett négy példány. A nemzeti könyvtár két kötete általában 3-4 napig tartózkodik a kötelespéldány szolgálati részen. Innen a nyilvántartásba vétel után, a két könyv az ISBN irodába kerül, ahol az ISBN-szám ellenőrzését végzik. Az irodán szintén 3-4 napot állnak a kötetek. Amennyiben a könyv egy új sorozat része, ellenőrzik az ISSN számokat is. Ha mindkét ellenőrzés megtörtént a kiadványokat a Gyarapítási Osztálynak adjuk, további feldolgozásra. A legjobb esetben 5-6 napot, a legrosszabb esetben két hetet is állhat egy kötet osztályunkon. Természetesen a könyveket nem egyesével adogatjuk tovább a feldolgozási soron, hanem könyvszállító kocsikon, melyekre átlagban 70-féle kiadvány fér. Így hiába dolgozunk fel egy kiadványt 10 perc alatt, addig nem tudjuk továbbítani, amíg a kocsin lévő többi dokumentum nincs feldolgozva. Mindezek mellett a feldolgozási idő, a beérkező kötelespéldányok mennyiségétől is függ. Időszaki kiadványok esetében a Kötelespéldány Osztályra beérkező folyóiratok, hírlapok, évkönyvek stb. nemzeti könyvtári példányai 1-2 napot tartózkodnak osztályunkon, majd a Gyarapítási Osztályra kerülnek további feldolgozásra.
Egyéb dokumentumtípusok esetében, a két nemzeti könyvtári példány tőlünk közvetlenül a megfelelő tárakba kerül: a térképek az ISBN szám ellenőrzés után a Térképtárba, kották az ISMN számellenőrzés után a Zeneműtárba, a zenei CD-k szintén a Zeneműtárba, aprónyomtatványok és plakátok a Plakát- és Kisnyomtatványtárba, DVD-k a Történeti Interjúk Tárába.



- Hány könyv és milyen gyakorisággal szokott beérkezni?
- Az adatok szélsőséget mutatnak. Előfordul, hogy a postai küldeményeken kívül (ami naponta 30-40 helyről is érkezhet), egy nap három-négy nagyobb szállítmányt is kapunk nyomdáktól vagy kiadóktól, de magánszemélyek (szerzők, magánkiadók) is hoznak be kötelespéldányokat. Megesik, hogy egyetlen nap nyolc-tíz helyről is érkeznek nagyobb (nyomdánként 50-100 tételt is tartalmazó) szállítmányok. Esetenként raklapnyi mennyiségről is lehet szó. Ez napi 100-150-szer hat darab könyvet, vagyis 600-900 kiadványt is jelenthet, de olykor csak 20-25-ször hat darab tétel, vagyis 120-150 könyvről beszélhetünk. Ezért mondtam, hogy szélsőséges értékek között mozog a beérkező kiadványok darabszáma. Természetesen mindig a beérkező mennyiségtől függ, hogy milyen gyorsan tudjuk továbbítani a kiadványokat. Ha nagyobb tétel érkezik, akkor a könyvek természetesen egy kicsit többet állnak az osztályon, kisebb mennyiség estében már 2-3 nap alatt elhagyják a kötelespéldány részleget a kiadványok.

Az Országos Széchényi Könyvtár nem sokkal alapítását követően (1802) a magyar udvari kancellária jóvoltából kötelespéldány jogot kapott (ekkor még csak 1 példányt). Az azóta eltelt évtizedek alatt rendeletek és törvények sokaságának köszönhetően a kötelespéldányok száma, szolgáltatási- és elosztási rendje állandóan változott. OSZK.HU

- Mi tartozik még a Kötelespéldány Osztályhoz?
- Az osztály a Kötelespéldány Szolgálatból, az ISBN és ISMN Irodából valamint az ISSN Nemzeti Központból áll. Utóbbiak a kiadványok nemzetközi azonosító számának kiutalásával és ellenőrzésével foglalkoznak. A „dokumentumok útja” ugyanis nem akkor indul, amikor a kötelespéldány beérkezik, hanem akkor, amikor a kiadó megjelenés előtt álló kiadványa részére ISBN (International Standard Book Number = Nemzetközi Szabványos Könyvazonosító), ISMN (International Standard Music Number = Nemzetközi Szabványos Kottaazonosító), vagy ISSN (International Standard Serial Number = Nemzetközi Szabványos Időszaki kiadványazonosító) számot igényel. Munkatársaink adatbázisban rögzítik a tervezett kiadvány előzetes címét és egyéb adatait, majd kiutalják a megfelelő azonosító számokat. Ennek köszönhetően létrejön egy nyilvántartás azokról a dokumentumokról, amelyeket a kiadók szeretnének megjelentetni. Amennyiben a kiadvány valóban megjelenik, a kiadó a nyomdával egyeztetve elküldi, vagy elküldeti a kötelespéldányokat. A kötelespéldányok beérkezése után, az ISBN és ISMN Iroda, illetve az ISSN Nemzeti Központ, a kézbe vett dokumentumok és nyilvántartásai alapján, ellenőrzi és aktualizálja az előzetesen felvitt adatokat és véglegesíti azokat.

- Mennyire pontosak a kiadók előzetes bejelentései?
- Nagyjából 70-80%-ban egyeznek a beérkezett kiadványok és az előre bejelentett címek, adatok. Apró szavak eltérhetnek, vagy alcímekből főcímek lesznek, de a kiadványokat általában lehet azonosítani.
Természetesen az is előfordul, hogy egy mű teljesen más címen jelenik meg, mint ahogy előzetesen bejelentették hozzánk. Ez esetben a kiadványba nyomtatott ISBN, ISMN vagy ISSN szám azonosítja, hogy melyik kiadványról lehet szó. Megesik az is, hogy egy kiadó egy adott kiadványra kéri az ISBN, ISMN vagy ISSN számot, majd végül egy teljesen más dokumentumra használja azt fel, illetve ugyanazt az ISBN vagy ISMN számot több kiadványba is belenyomtatja. Ilyen esetekben egyeztetünk a kiadóval, amennyiben szükséges töröljük az azonosító számot, és ennek megfelelően aktualizáljuk az adatbázisainkat.

- Mennyit kell harcolni a kötelespéldányokért?
- A hatályban lévő kormányrendelet hat példányt ír elő, kevesen tudják, hogy a korábbi rendeletben még tizenhat volt az előírt kötelespéldány szám. Ez a rendszerváltást követően irreálisan magasnak bizonyult, így a nyomdák és a kiadók érthetően nagyon örültek a csökkentésnek. A jelenlegi hat példány kompromisszumos megállapodásként született. A nagyobb arányú csökkentés a szakkönyvtárak ellátásában és az ODR (Országos Dokumentum-ellátási Rendszer) rendszer működésében nagy fennakadást okozott volna. Nehezítette a helyzetet, hogy egyre több kis nyomda alakult, egyre kevesebben tudtak a rendeletről és egyre nehézkesebb volt a beszolgáltatás. A jogalkotók 1998-ban úgy gondolták, ha csökkentik a kötelespéldányok számát, enyhítenek a kiadók és a nyomdák terhein és gördülékenyebb lesz majd a beszolgáltatás is. A húsz éves osztályon eltöltött tapasztalatom alapján, talán mondhatom, hogy az állami tulajdonú nyomdák, kiadók idejében azért nagyobb volt a beszolgáltatási fegyelem, de akkor is akadtak problémák. Még mindig vannak olyan 1998 előtti hiányaink, amit a mai napig nem tudtunk beszerezni a nemzeti könyvtár részére.

- Mennyire vannak tisztában a kiadók és a nyomdák, hogy mi a kötelezettségük?
- Háromféle nyomda létezik: első esetben a nyomda tudja, mi a kötelessége és teljesíti is azt; második esetben a nyomda pontosan tudja mi a kötelessége, de megpróbál nem tudomást venni róla; harmadik esetben a nyomda nem is tudja mi a kötelessége, így a kötelespéldányokat sem küldi. Mi természetesen próbáljuk informálni a nyomdákat, de sok nyomda létezéséről nincs is tudomásunk. A napi gyakorlat során rendszeresen előfordul, hogy a nyomdák helyett a kiadók küldik a kötelespéldányokat, illetve egyeztetnek a nyomdákkal, hogy ne maradjon el a beszolgáltatás. A beérkező kötelespéldányok nagy része azért még mindig a nyomdáktól érkezik. Számunkra egyébként teljesen mindegy, ki küldi a példányokat, az a fontos, hogy beérkezzenek. Viszont ha a kiadótól vagy a szerzőtől kapjuk a kötelespéldányokat, mindig felhívjuk figyelmüket, hogy egyeztessenek a nyomdával is, nehogy duplán érkezzenek be a kiadványok. A reklamációknak és a kötelespéldány bekéréseknek se vége, se hossza. Szerencsére egyre több kiadóval és nyomdával sikerül jó munkakapcsolatot kialakítani, melynek köszönhetően, ezeknél a cégeknél, rutinná vált a kötelespéldányok pontos küldése. Sajnos mindig vannak olyan beszolgáltatók, akikkel nehéz „zöld ágra vergődni”.



- Létezik-e egy teljesnek mondható magyar kiadói és nyomdai adatbázis, ahol lényegében mindenkit, aki könyvet ad ki, számon tartanak?
- Sajnos nem tudjuk pontosan hány nyomda, illetve kiadó működik az országban. Amikor még az előző kormányrendelet volt életben, akkor a kötelespéldány szolgálaton volt egy budapesti és egy vidéki nyomdaellenőri státuszunk. Erre sajnos ma már nincs ember, így hivatalosan csak azokról a nyomdákról tudunk, akik folyamatosan küldik az anyagokat. Az új nyomdák megjelenéséről a kiadóktól kapjuk a legtöbb információt, hiszen ők vannak közvetlen kapcsolatban velük. Igyekszünk felhívni a nyomdák figyelmét a kötelespéldány beszolgáltatásra, de egyre több olyan nyomda működik az országban, amely már nem is igen nevezhető klasszikus értelemben vett nyomdának. Ezek a sokszorosító műhelyek egy otthoni számítógépből és egy többfunkciós nyomtatóból állnak. Sajnos fogyatkozóban van a régi, hagyományos nyomdatechnikával készült kiadványok száma is. Akik jártasak a könyvművészetben, kiadványszerkesztésben és a tipográfiában, elszörnyedve nézik, hogy milyen kötetek jelenhetnek meg napjainkban a könyvpiacon.

- Milyen a kapcsolat a kiadókkal?
- Velük rendezettebb a helyzet. Az ISBN, ISMN és ISSN szám kéréshez minden kiadónak meg kell adnia az adatait. Adatbázisainkban, egy naprakész, használható, jól működő kiadói nyilvántartás érhető el munkatársaink számára. Mind a nyomdák, mind a kiadók esetében nagyon sok segítséget nyújt az internet. Munkatársaim napi szinten használják a kereső programokat cégek keresésére, vagy adatok egyeztetésére.

- Hányan dolgoznak az osztályon?
- Az osztály különböző részlegein összesen 16 ember látja el a kötelespéldány szolgáltatáshoz és a nemzetközi számazonosítók kiadásához kapcsolódó sokszínű és szerteágazó feladatokat. Hárman dolgoznak az ISBN és ISMN Irodában és ketten az ISSN Nemzeti Központban. A Kötelespéldány Szolgálati részen három kollégám foglalkozik az időszaki kiadványokkal (ebből egy kolléga csak reklamációkkal), egy munkatárs veszi át a kötelespéldányokat, egy munkatárs dolgozik a térképekkel, tankönyvekkel, aprónyomtatványokkal és plakátokkal. Egy kolléga végzi a KSH számára a könyvstatisztikai adatfelvételt, négyen foglalkoznak könyvfeldolgozással, ebből egy munkatárs teljes munkaidőben csak könyvreklamációkat intéz. Jómagam osztályvezetőként irányítási és szervezési feladatokat látok el, de napi szinten részt veszek a könyvfeldolgozásban, aktívan dolgozom az integrált rendszerünkben, de alkalom adtán kötelespéldányokat is reklamálok. A feladatoknak se szeri, se száma. A folyamatosan érkező kötelespéldányok esetlegessége miatt, osztályunk hatékonyan csak úgy tud működni, ha a feladatokat megfelelő prioritási sorrendben végezzük, amiben munkatársaimnak már nagy tapasztalata van.

A könyv és más beérkező kiadványok útja természetesen nem ér véget a Kötelespéldány Osztályon, így következő beszélgetésünkben tovább követjük a KÖNYV ÚTJÁT.