A címben feltett kérdésre a válasz egyszerű: mindhárom makettje kötelespéldány-mellékletként érkezett az Országos Széchényi Könyvtár gyűjteményébe.
Mivel köteles példányként csak teljes és hibátlan példányokat lehet beszolgáltatni a teljességhez a kiadványhoz tartozó mellékletek is hozzátartoznak. Vannak olyan kiadványok melyekhez különféle járműmodellek, egyenruhás katonák, egyéb játékok vagy éppen dinoszauruszcsontváz-darabok tartoznak mellékletként. Ezeket is megőrzi a nemzeti könyvtár, hiszen a beküldött köteles példányok fontos részei.

Kötelespéldányként beérkezett számozott sorrendben megjelenő füzetek mellékleteiből összerakható Forma 1-es versenyautó, továbbá ismertető füzetekkel megjelent II. világháborús különböző típusú tankmodellek, valamint szintén számozott sorrendben megjelenő füzetek mellékleteiből összerakható közel ember nagyságú dinoszauruszcsontváz-modell.

De mi is az a köteles példány?

Első hallásra talán sok embernek villan fel hasonló kép a fejében a kötelespéldány-megnevezés hallatán:

„Köteles példány” Forrás: Pixabay.com

Ennél azért egy kicsit többről van szó. De talán még a könyvtárba járó olvasók sem tudják pontosan, mit is takar a köteles példány kifejezés.
Ebben a rövid ismertetőben nincs módunk a magyarországi kötelespéldány-szolgáltatás teljes történetének és mai rendszerének bemutatására, de szívesen adunk egy kis ízelítőt a nemzeti könyvtár jogszabályban előírt egyik fontos alapfeladatáról, a köteles példányok begyűjtéséről és szétosztásáról.
A legegyszerűbben talán úgy fogalmazhatnánk, hogy köteles példánynak nevezzük egy adott országban kiadott, nyomtatott és elektronikus formában megjelenő kiadványok, jogszabályban előírt, ingyenesen beszolgáltatandó példányait. A köteles példányok beszolgáltatási rendje, a kiadványok típusai, a szolgáltatási példányszám országonként változó. A köteles példányokat rendeletben meghatározott intézmények (pl. nemzeti könyvtárak, egyéb felsőoktatási- és szakkönyvtárak vagy hatóságok) részére kell beszolgáltatni. Magyarországon elsődlegesen az Országos Széchényi Könyvtár (OSZK) mint nemzeti könyvtár fogadja, archiválja és osztja tovább más könyvtárak részére a beküldött köteles példányokat.

Miért kell köteles példányt küldeni?

Magyarországon a kötelespéldány-szolgáltatás célja elsődlegesen a hazánk területén valaha megjelent kiadványok megőrzése az utókor számára, továbbá a köteles példányok nemzeti bibliográfiai nyilvántartásba vétele, formai és tartalmi feltárása, nyilvános könyvtári rendszerben való hozzáférhetővé tétele, statisztikai számbavétele és az igazgatási feladatok ellátása.

Mióta részesül köteles példányból a nemzeti könyvtár?

Az OSZK megalapítása óta részesül köteles példányokból. A nemzeti könyvtár részére a köteles példányra való jogot már a könyvtár 1802. november 25-i alapító levelének 2. pontja és a kancellária 1802. december 28-i rendelete biztosította. A jogszabályi környezet sokat változott az évszázadok során. Jelenleg a 60/1998 (III.27) kormányrendelet biztosítja ezt a jogot, de az új kötelespéldány-rendelet hatályba léptetése is folyamatban van.

Csak a nemzeti könyvtár kap köteles példányokat?

Egyes országokban igen, de hazánkban más könyvtárak is részesülnek köteles példányokból. Az OSZK részére megküldött példányokból a nemzeti könyvtár továbbít példányokat a Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtárnak, a KSH Könyvtárnak, illetve gyűjtőkörüknek megfelelően a 1997. évi CXL. törvényben meghatározott országos szakkönyvtáraknak és egyes egyetemi könyvtáraknak. A szétosztást megelőzően a beérkező köteles példányok heti egyszeri megtekintését biztosítja a nemzeti könyvtár a válogató joggal rendelkező könyvtárak számra. A megtekintés során a könyvtárak jelezhetik igényüket a kiadványokra.

Köteles példányok megtekintésének biztosítása

Mindezeken felül a kormányrendelet biztosít még egy köteles példányt a megyei hatókörű városi könyvtárak egyikének vagy a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtárnak.

Kötelespéldány-raktár az egyetemek szállításra váró kötelespéldányaival

Pontosan hány köteles példányt kell küldeni egy kiadványból?

A legtöbb nyomtatott kiadványtípusból (pl. könyv, folyóirat, térkép, kotta) 6 + 1 példány a beszolgáltatási példányszám. Hat példányt az OSZK-nak kell beszolgáltatni, amely ebből két példányt tart meg gyűjteményében, a többi példányt továbbosztja más könyvtárak részére. A hetedik köteles példányt mint ún. helyi kiadványt az illetékes megyei hatókörű városi könyvtárnak vagy budapesti kiadvány esetén az Fővárosi Szabó Ervin Könyvtárnak kell beszolgáltatni.

Köteles példányként érkezett tankönyvek 6-6 feldolgozásra váró példánya

A fizikai adathordozón megjelent elektronikus kiadványokból (pl. CD-ROM, DVD-ROM, hangoskönyv, audio CD, audio LP, pendrive-on megjelent konferenciaanyag stb.), plakátokból, kis- és aprónyomtatványokból három példány az OSZK-nak beszolgáltatandó példányszám. Ebből 2 példányt tart meg a nemzeti könyvtár 1 példányt pedig a Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtárnak továbbít.
Az online kiadványokból (pl. e-könyvekből) és forgalmazott filmekből 1 példány az OSZK-nak beszolgáltatandó példányszám.

Mi a módja a köteles példányok beküldésének?

A köteles példányokat le lehet adni személyesen a nemzeti könyvtár 3. szintjén lévő 302-es szobában, a Kötelespéldány- és Kiadványazonosító-kezelő Osztályon. Továbbá be lehet küldeni postai csomagként, vagy futárszolgálat segítségével. A küldeményekhez kísérőlevelet, vagy szállítólevelet szükséges mellékelni, egyrészt a csomagok tartalmának azonosítása, másrészt a beszolgáltatás igazolása végett.

Az Országos Széchényi Könyvtár a köteles példányként megkapott két példányból egy példányt archivál, egy példányt pedig helyben használatra biztosít az olvasók számára. A könyvtár archivális raktára – állományvédelmi okok miatt – egy másik kerületben lévő épületben található. (Fontos, hogy pl. tűzkár, vízkár vagy egyéb vészhelyzet esetén ne sérüljön meg mindkét nemzeti könyvtári példány.) Az OSZK példányok feldolgozása kiadványtípusonként változó lehet.
A könyvek lajstromszámmal és nektár munkalappal ellátott két OSZK-példánya könyvtári könyvbölcsők segítségével indul útnak a feldolgozási futószalagon. A lajstromszám a könyvek nyilvántartásba vételi sorszáma, a nektár munkalapon pedig az OSZK munkatársak a kiadványok feldolgozásához szükséges adatokat rögzítik (pl. lajstromszám, rekordazonosító, raktári jelzet, sorozati információk stb.).

A különböző osztályokon végighaladva megtörténik a könyvek és az időszaki kiadványok nemzetközi azonosítójának (ISBN, ISMN vagy ISSN számának) ellenőrzése, állományba vétele, formai és tartalmi feltárása, jelzetelése és végül raktárba helyezése. A feldolgozott és állományba vett köteles példányok szolgáltatása az Olvasószolgálati és Tájékoztatási Osztály és a Raktári Osztály összehangolt munkájával valósul meg.
Az egyéb kiadványtípusok, mint a térképek, kották, filmek, diafilmek, kis- és aprónyomtatványok, illetve a plakátok, a Kötelespéldány- és Kiadványazonosító-kezelő Osztályról közvetlenül a különgyűjtemények megfelelő táraiba kerülnek feldolgozásra, majd szolgáltatásra.

Köteles példányként érkezett térképek szétosztása

Csirmazné Rezi Éva (Kötelespéldány- és Kiadványazonosító-kezelő Osztály)

A folytatás itt olvasható.